Mein Alltag lässt sich nicht ohne eine entsprechende Organisation meistern. Mit diesen Tipps erreichen auch Sie tagtäglich mehr.
Der Wecker klingelt und der Tag beginnt. Von einem Termin zum nächsten, zwischendurch in die Agentur, Meetings, Events, abends Familie und danach zum krönenden Abschluss mit lieben Freunden essen gehen. So sehen die meisten meiner Tage aus, die gefühlt 48 Stunden haben – und dennoch: Manchmal wünsche ich mir, mich klonen zu können, um tagtäglich noch mehr arbeiten zu können. Doch leider ist die Technik noch längst nicht so weit.
Viele meiner Freunde und Bekannten fragen mich daher nicht ohne Grund, wie ich alles meistere. Meine Antwort? Es ist alles eine Frage der Organisation.
Die Leidenschaft darf nicht zu kurz kommen
Organisation ist ein Talent und Handwerk zugleich, das man besitzt und beherrschen muss. Theoretisch, praktisch und intuitiv. Dabei sollte jedoch auch die Leidenschaft nicht zu kurz kommen, also die Freude daran, etwas von Anfang bis Ende zu planen – ob beruflich oder privat.
Parallel zu all den Aufträgen, die wir als Agentur haben, habe ich auch eigene Veranstaltungen wie den Cologne Business Day ins Leben gerufen.
Hinter allen Events steckt jede Menge Organisation und Planung, die mit viel Liebe zum Detail und viel Herzblut umgesetzt werden. Denn mein Ziel ist es, den Teilnehmern einen unvergesslichen Tag zu bereiten. Das wissen auch meine Familie und Freunde und bitten mich deshalb immer wieder, ihre Hochzeiten, Reisen oder Geburtstagsfesten zu organisieren.
„Geht nicht, gibt’s nicht!“ – auch bei der Organisation
Bei der Organisation, Planung und Durchführung ist es wichtig, immer konzentriert und mit dem Kopf bei der Sache zu sein, um keinen wichtigen Punkt zu übersehen oder zu vergessen.
Erst vor Kurzem war ich bei einem Event, das von Anfang bis Ende gut durchgeplant und durchdacht war – doch ein wichtiges Detail wurde vergessen: das Catering. Unzählige Gäste liefen den ganzen Tag mit knurrendem Magen und immer schlechter werdender Stimmung durch die Hallen oder verließen das Event gar auf der Stelle. Als Veranstalter weiß man in diesem Moment: Diese Gäste sieht man so schnell nicht wieder, denn negative Erinnerungen bleiben meist länger und intensiver im Gedächtnis als positive. Um solche Fehler zu vermeiden, kann es helfen, To-do-Listen zu erstellen oder mit Remindern im Kalender zu arbeiten.
Auch bei der besten Organisation gibt es immer wieder Zwischenfälle. Bei Outdoor-Events ist das Wetter beispielsweise einer der größten Risikofaktoren. Auch wenn morgens die Sonne scheint, kann es kurz darauf regnen. Nun gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und zu improvisieren. Ein Plan B wie bereitstehende Pavillons helfen beispielsweise, schnell zu reagieren und die Gäste davor zu bewahren, im wahrsten Sinne des Wortes im Regen zu stehen.
Weiterhin kann es passieren, dass die Technik ausfällt, die Hostessen sich verspäten oder der Cateringservice nicht auftaucht. Solche Zwischenfälle sollte jeder Organisator bedenken und im Vorfeld für Ersatz sorgen, um die Gäste mit einem Lächeln nach Hause gehen zu sehen.
Dieses Improvisationstalent zeichnet mich in der Organisation seit Jahren aus. Wenn beispielsweise bei meinen Kunden etwas schief geht, rufen sie mich an und dann heißt es: „Frau Pohl, könnten Sie mal bitte eben schnell helfen?“ Und genau dieses „schnell“ ist das, was mich auszeichnet. Egal, wie unmöglich eine Situation scheint und egal, wie groß das Problem ist – ich finde eine geeignete Lösung. Mein Lebensmotto lautet nicht umsonst „Geht nicht, gibt’s nicht“, sondern es ist genau diese Philosophie, die hinter meinem Talent als Organisatorin steht.
Die richtigen Prioritäten sparen Zeit
Weiterhin sollte man, um den Alltag, Beruf und Events organisieren zu können, Prioritäten setzen. Für mich stehen beispielsweise meine Kunden an erster Stelle. Sobald die Prioritäten gesetzt sind, kann man seine Zeit viel besser einteilen und ist gleich viel besser organisiert.
[selectivetweet]Organisation ist das A & O. Worauf Sie bei der Durchführung achten müssen – meine persönlichen Tipps[/selectivetweet]
Prioritäten setzen und alles sofort erledigen lautet das Zauberwort. Zuerst erledige ich täglich alles, was mit meinem Business zu tun hat und schiebe nichts auf – weder auf morgen, noch auf nächste Woche. Ich erledige immer alles jetzt sofort, um den Kopf für die schönen Dinge im Leben frei zu haben.
Seit Jahren organisiere ich mit viel Leidenschaft, Hingabe und der Unterstützung meines Teams mehrere Messeauftritte, Werbekampagnen und Veranstaltungen wie Richtfeste, Tage der offenen Tür und mehr. Diese Erfahrung will ich mit Ihnen teilen, deshalb kommen hier noch einmal meine Top Tipps:
- Konzentriert bleiben, um keine wichtigen Details zu vergessen – dabei helfen Reminder und To-do-Listen.
- Immer einen Plan B parat haben, spontan reagieren und improvisieren.
- Prioritäten setzen.